1. Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter? 

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (till exempel IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej.

I avsnitt 3 nedan kan du läsa om vilka personuppgifter vi samlar in om dig och vad vi använder dem till. Under dataskyddsförordningen (GDPR) har du ett antal rättigheter med anledning av att vi hanterar dina personuppgifter. Du kan läsa mer om dessa under avsnitt 7. 

2. Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in? 

2.1 Accouting Makes Me Happy AB i egenskap av Personuppgiftsansvarig 

Accounting Makes Me Happy AB, 559212-0165, Bruksgatan 18, 263 39 Höganäs, (”Vi, ”Vår” eller ”Oss”) är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter vi utför avseende: uppdrag vars utförande är lagstadgat (som rådgivningsuppdrag och därtill hörande behandling av uppgifter för kundkännedom och andra åtgärder mot penningtvätt och terrorismfinansiering). När vi är personuppgiftsansvariga bestämmer vi hur och varför dina personuppgifter behandlas. Vi ser också till att behandlingen följer GDPR.  

2.2 Accouting Makes Me Happy AB i egenskap av Personuppgiftsansvarig 

Accounting Makes Me Happy AB, 559212-0165, Bruksgatan 18, 263 39 Höganäs,  (”Vi, ”Vår” eller ”Oss”) är personuppgiftsbiträde för behandling av personuppgifter som vi behandlar på uppdrag av våra kunder. Det gör vi avseende: uppdrag där kunden ger oss tydliga instruktioner för vårt uppdrags utförande. Detta innebär att vi behandlar uppgifterna utifrån kundernas instruktioner och uppgifter i enlighet med ingånget personuppgiftbiträdesavtal. 

3. Vilka personuppgifter samlas in, för vilket ändamål och hur länge? 

Vi samlar in information om dig som du direkt eller indirekt lämnar till oss. Det kan exempelvis vara i samband med en offert, när du ingår ett avtal med oss i samband med att du köper redovisnings-/lönetjänster. Vi kan också samla in information från offentliga källor. Vi samlar in personuppgifter för följande huvudsakliga ändamål:

 3.1 Tillhandahållande av tjänsten i egenskap av personuppgiftsansvarig

Vi behandlar följande kategorier av uppgifter: 

• Namnuppgifter (t.ex. förnamn, efternamn)

• Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-postadress, telefonnummer) 

• Uppgifter som rör uppdraget, såsom faktureringsunderlag, titel, uppdragets omfattning 

• Övriga uppgifter 

Vi behandlar personuppgifter för att identifiera dig som kund eller användare av våra digitala verktyg och för att utföra våra tjänster i enlighet med ingått avtal. Vi hanterar också uppgifter för att kunna hantera och administrera fakturering och betalningar för våra uppdrag. Behandlingen är nödvändig för fullgörande av avtal i enlighet med artikel 6.1.b GDPR. De uppgifter vi behandlar för detta ändamål bevaras så länge uppdragsförhållandet består. (alt. specifik lagringstid).  

3.2 Kundkännedomsuppgifter och andra åtgärder mot penningtvätt och terrorismfinansiering   

Vi behandlar följande kategorier av uppgifter: 

• Namnuppgifter (t.ex. förnamn, efternamn)

• Kundens identitet

• Om kunden har en verklig huvudman

• Om kunden är att betrakta som en person i politiskt utsatt ställning (PEP)

• Om kunden är etablerad i ett högrisktredjeland

• Om kunden finns med på EU:s sanktionslista

• Affärsrelationens syfte och art

• Riskbedömning av kunder 

Personuppgifter behandlas också om företrädare inför antagandet av ett uppdrag och löpande under uppdraget för att uppnå och upprätthålla tillräcklig kundkännedom och vidta samt dokumentera åtgärder enligt lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av errorism ("penningtvättslagen"). Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser som åvilar oss i enlighet med artikel 6.1.c GDPR.

Personuppgifter som behandlas för penningtvättskontroll kommer att bevaras i fem år efter att avtalsförhållandet upphört, men kan i vissa fall bevaras i upp till tio år.  

3.3 Nyhetsbrev/marknadsföringsutskick eller delta på event till representant hos potentiell kund 

Vi behandlar följande kategorier av uppgifter: 

• Namnuppgifter (t.ex. förnamn, efternamn)

• E-postadress

• Adress

• Telefonnummer (arbete) 

• Uppgifter om avdelningstillhörighet och befattning 

För att vi ska kunna marknadsföra våra tjänster, identifiera nya kunder och skapa offerter i vår säljprocess, behandlar vi dina personuppgifter som företrädare för en potentiell kund. Vi använder t.ex. sammanställningar av publika källor och databaser samt sociala medier för att identifiera företrädare för potentiella kunder.  

Vi baserar denna behandling, efter en intresseavvägning (dokumenterat balanstest), på vårt berättigade intresse, i enlighet med artikel 6.1 f GDPR, att identifiera nya kunder för att kunna marknadsföra vårt tjänsteutbud till dessa. Personuppgifterna sparas i våra CRM- och offertsystem så länge det är nödvändigt för att vi ska kunna genomföra nyhetsbrevs- och marknadsföringsutskick eller genomföra event.  

3.4 Srf konsulternas regelverk samt kvalitetsuppföljningar

Vi är medlem i branschorganisationen Srf konsulterna och arbetar i enlighet med Rex - Svensk standard för redovisningsuppdrag, och SALK - Svensk standard för Auktoriserade Lönekonsulter, som är obligatoriska ramverk för Srf Auktoriserade Redovisningskonsulter, Srf Auktoriserade Lönekonsulter och deras medarbetare.   

Vi behandlar följande kategorier av uppgifter: 

• Kontaktuppgifter

• Underlag för antagande/omprövning av uppdraget 

• Uppdragsavtal och uppdragsplanering

• Dokumentation som visar utfört arbete 

• Tjänstenoteringar 

• Övrig information nödvändig för ändamålet 

Med medlemskapet i Srf konsulterna följer att vi är föremål för regelbundna kvalitetsuppföljningar. Inom ramen för sådan kontroll, kan personuppgifter som vi erhållit och behandlat inom ramen för ett utfört uppdrag, komma att behandlas på nytt, i syfte att kontrollera kvalitén av utfört arbete i enlighet med vårt berättigade intresse att efterleva Srf konsulternas regelverk som laglig grund.

4. Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter? 

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan, så kallad tredje part. De uppgifter vi samlar in från tredje part är följande:  

1. Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig.

2. Uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag. 

5. Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med? 

5.1 Personuppgiftsbiträden /Underbiträden 

Om det är nödvändigt för oss att lägga ut delar av vårt arbete på en eller flera andra organisationer för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster så delar vi dina personuppgifter med dessa företag, som på vårt uppdrag utför sitt arbete. Dessa företag blir då personuppgiftsbiträden eller underbiträden till oss och behandlar dina personuppgifter enligt våra instruktioner och avtal.

Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med: 

• IT-tjänster - företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar  

• Marknadsföring - print och distribution, mediebyråer eller reklambyråer

• Betallösningar - kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer

• Löneadministration  

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden/underbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t ex för att kunna uppfylla våra åtaganden mot dig). Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden/underbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifterna. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden/underbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter. 

5.2 Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga 

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas.

Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:  

1. Statliga myndigheter såsom polisen, Skatteverket eller andra myndigheter, i de fall vi är skyldiga att dela personuppgifter enligt lag eller vid misstanke om brott. 

2. Företag som erbjuder betallösningar som kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer.  

När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering. 

6. Var behandlar vi dina personuppgifter? 

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna IT-system finns inom EU/EES. Vid systemmässig support och underhåll kan vi dock vara tvungna att överföra informationen till ett land utanför EU/EES, till exempel om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Biträdet får i dessa fall endast ta del av den information som är relevant för ändamålet som exempelvis loggfiler.  

Oavsett i vilket land dina personuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån antingen genom ett beslut från EU-kommissionen om att landet i fråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av så kallade lämpliga skyddsåtgärder, såsom standardavtalsklausuler, bindande företagsinterna regler eller, om överföring sker till USA, Data Privacy Framework (DPF).  

7. Registrerades rättigheter 

Rätt till tillgång

Du har rätt att begära ut registerutdrag. Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och om du i förekommande fall behöver få djupare insikt kring vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Informationen lämnas i form av ett registerutdrag med angivande av ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare, lagringsperioder, information om varifrån informationen har samlats in och förekomsten av automatiserat beslutsfattande. Tänk på att i de fall vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person. 

Rätt till rättelse 

Du kan begära att dina personuppgifter rättas i de fall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.    

Rätt till radering

Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig i det fall:  

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.

• Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.

• Du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål.

• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.

• Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av. 

Tänk också på att vi kan ha rätt att neka din begäran i de fall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftningen, bank- och penningtvättslagstiftningen samt från konsumenträttslagstiftningen.  

Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi i stället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.  

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. Om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte raderar dina uppgifter.  

Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade. Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke. 

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling

Du har alltid rätt att slippa direktmarknadsföring och att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning.

Berättigat intresse: I de fall vi använder en intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Direktmarknadsföring (inklusive analyser som utförs för direktmarknadsföringsändamål): Du har möjlighet att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring. Invändningen omfattar även de analyser av personuppgifter, så kallad profilering, som utförs för direktmarknadsföringsändamål. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet liksom upphöra med alla typer av direktmarknadsföringsåtgärder.  

Rätt till dataportabilitet

Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig, så kallad dataportabilitet. En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserad.

Rätt att klaga till tillsynsmyndighet

Integritetsskyddsmyndigheten är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. 

8. Hur skyddas dina personuppgifter? 

Vi ansvarar för att de personuppgifter som behandlas skyddas genom tillräckliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, med beaktande av vad som är lämpligt i förhållande till personuppgifternas karaktär och känslighet. Behandlingen av personuppgifterna sker inte utöver de syften och den tidsperiod som är nödvändig för ändamålet. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem. 

9. Hur informeras du om ändringar och uppdateringar i integritetspolicyn? 

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid här på webbplatsen. Vid uppdateringar som är av avgörande betydelse för vår behandling av personuppgifter eller uppdateringar som inte är av avgörande betydelse för behandlingen, men som kan vara av avgörande betydelse för dig, kommer du att informeras via våra inarbetade kontaktytor i god tid innan uppdateringarna börjar gälla. Det kan exempelvis gälla ändring av angivna ändamål eller personuppgiftsansvaret. När vi tillgängliggör information om uppdateringar kommer vi även att förklara innebörden av uppdateringarna och hur de kan påverka dig. 

10. Vad är cookies och hur använder vi det? 

Cookies är en liten textfil bestående av bokstäver och siffror som skickas från vår webbserver och sparas på din webbläsare eller enhet. På webbplatser kan följande cookies användas:

• Sessionscookies (en tillfällig cookie som upphör när du stänger din webbläsare eller enhet).

• Varaktiga cookies (cookies som ligger kvar på din dator tills du tar bort dem eller de går ut).

• Förstapartscookies (cookies som sätts av webbplatsen du besöker).

• Tredjepartscookies (cookies som satts av en tredjeparts webbplats. Hos oss används dessa i första hand för analyser, som exempelvis Google Analytics och chatfunktion).

•  Liknande tekniker (tekniker som lagrar information i din webbläsare eller i din enhet på ett sätt som liknar cookies).  

De cookies vi använder syftar till att förbättra de tjänster vi erbjuder. Några av våra webbtjänster behöver cookies för att fungera korrekt. Dessa cookies kräver inget samtycke. Vi använder cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av våra tjänster och för att spara funktionella inställningar.

Din webbläsare eller enhet ger dig möjlighet att ändra inställningarna för användningen och omfattningen av cookies. Gå till inställningarna för din webbläsare eller enhet för att lära dig mer om hur du själv justerar inställningarna för cookies. Exempel på sådant du kan justera är blockering av alla cookies, endast acceptera förstapartscookies eller radera cookies när du stänger ner din webbläsare. Ha i åtanke att vissa tjänster kanske inte fungerar ifall du blockerar eller raderar cookies. Du kan läsa mer om cookies generellt på Post- och telestyrelsens webbplats, www.pts.se.